Objednání služby
Prvním krokem je objednání služeb na míru Vašemu shromáždění. Kromě samotného hlasování poskytujeme také službu zpracování zápisu, moderování nebo pronájem ozvučení. Prvotní kontakt může být telefonicky, emailem nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na našich webových stránkách.
Zaslání pozvánky na shromáždění
Po potvrzení objednávky služeb si zaneseme účast na shromáždění do kalendáře. Objednatel nám následně zasílá pozvánku na shromáždění. Společně pak prověříme, zda aktuální stanovy SVJ umožňují tuto formu hlasování. Pokud je ve stanovách uvedeno veřejné hlasování zvednutím ruky, musí být na začátku shromáždění tímto způsobem odhlasováno použití bezdrátových hlasovacích zařízení.
Příprava prezenční listiny
V den konání shromáždění vlastníků si prostřednictvím našeho softwaru stahujeme aktuální seznam vlastníků z katastru nemovitostí, a to včetně spoluvlastnických podílů. Následně vytiskneme prezenční listinu a případné zmocnění za garážovou jednotku.
Příjezd na místo shromáždění
Na místo konání shromáždění dorazíme 30 minut před začátkem prezence. Před začátkem prezence si připravíme odpovídající počet registračních míst. Pokud se shromáždění koná v garážích, je vhodné zajistit stůl pro rozložení prezenční listiny a registrační místa. Přívod elektrické energie není potřeba.
Registrace
Při registraci proti podpisu v prezenční listině vydáváme vlastníkům bezdrátové hlasovací ovladače s identifikačním kódem. Na jeden hlasovací ovladač lze zaregistrovat libovolný počet jednotek, např. více jednotek jednoho vlastníka, případně jednotky, ke kterým má účastník shromáždění plné moci, SJM manželů atd. Díky našemu softwaru hlasují spoluvlastníci garážové jednotky za svůj podíl na garážové jednotce spolu s bytovou jednotkou. Při vyhodnocení hlasování proběhne nejprve vyhodnocení hlasování uvnitř garážové jednotky, která hlasuje dle výsledku vnitřního hlasování. V průběhu shromáždění lze registrovat vlastníky, kteří dorazili později nebo naopak odregistrovat ty, kteří odcházejí dříve. Aktuální prezence je uvedena u každého hlasování.
Plná moc
Pokud chce vlastník na základě plné moci hlasovat v nějakém bodě odlišně, je potřeba, aby nám to sdělil, a my mu dáme hlasy z plné moci na separátní ovladač. O tom je vhodné informovat v pozvánce. Dále pak je vhodné upozornit na potřebu neověřené plné moci v případě podílových spoluvlastníků jednotky i manželů SJM. Dobré je, aby výbor měl připraveny prázdné plné moci pro případné odcházející, pokud je schůze na hranici usnášeníschopnosti.
Hlasování
Po registraci účastníků shromáždění nahlásíme předsedajícímu aktuální prezenci a vysvětlíme přítomným vlastníkům způsob hlasování. Ve chvíli, kdy je vyhlášen začátek hlasování, lze hlasovat stiskem požadované volby (ANO – zelené tlačítko, NE – červené tlačítko, ZDRŽET SE – žluté tlačítko). To, že byl hlas správně odeslán, poznáte podle zobrazení malého „OK“ v levém horním rohu displeje. Volbu již nelze měnit, ale celé hlasování trvá jen chvilku, proto ho lze v případě potřeby opakovat. V průběhu hlasování kontrolujeme počet ovladačů, které již hlasovaly, a hlásíme, kolik jich ještě zbývá. Pokud někdo hlasovací ovladač nepoužije, počítá se jeho hlas jako „zdržet se“. Jakmile je odhlasováno, vyhlásíme výsledky. Počet hlasování na shromáždění není nijak omezen. Je však potřeba vědět, že na shromáždění lze hlasovat jen o bodech, které jsou uvedeny na pozvánce.
Reporty
Po skončení shromáždění zasíláme výboru SVJ souhrn výsledků hlasování a reporty k jednotlivým hlasováním. Pokud bylo součástí našich služeb i zpracování zápisu, posíláme do 7 pracovních dní výboru draft zápisu ke korekcím. Když máme zápis odsouhlasen, připravíme složku se všemi podklady ze shromáždění (zápis, prezenční listina, plné moci, formulář plných mocí, souhrnný report hlasování, reporty jednotlivých hlasování a faktura) a tu pak fyzicky předáme výboru.